ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ. 3
ДОКУМЕНТООБОРОТ В ОРГАНИЗАЦИИ: ПОНЯТИЕ, УЧЕТ И АНАЛИЗ 5
ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА.. 11
ОФОРМЛЕНИЕ И ХРАНЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ.. 21
ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 26
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ.. 28
Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь. Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). При формировании личных дел организациями используется СЭД «Дело», которая дает возможность работать с документами (получать, регистрировать, делать отметки, отправлять) на всех этапах документооборота (со времени получения документа или его создания до момента завершения исполнения документа, его отправки или списания в дело), сокращает затраты времени на работу с документом после его создания до размещения в электронном архиве. В этой связи должно происходить значительное уменьшение бумажного документооборота, однако практика свидетельствует об отсутствии такой тенденции. Документы, зарегистрированные в системе, как правило, распечатываются. А после исполнения вновь сканируются для ввода в систему. Основное предназначение СЭД «Дело» в данный момент – это ускоренный поиск нужных документов, несмотря на ее более обширные возможности.
Отличительной особенностью современного этапа совершенствования документационного обеспечения деятельности организации является внедрение системы электронного документооборота «Дело» и переход на электронный документооборот и технологии дистанционного межведомственного взаимодействия. Система электронного документооборота «Дело» представляет собой автоматизированную многопользовательскую систему, сопровождающую процесс управления работой организации с целью обеспечения выполнения им своих функций. Работа с документами в электронной форме позволяет быстро и удобно хранить, обрабатывать и передавать их в рамках СЭД «Дело». Перечисленные функции, как правило, выполняет почтовая система, являющаяся неотъемлемой частью всякого электронного документооборота.
СЭД «Дело» дает возможность работать с документами (получать, регистрировать, делать отметки, отправлять) на всех этапах документооборота (со времени получения документа или его создания до момента завершения исполнения документа, его отправки или списания в дело), сокращает затраты времени на работу с документом после его создания до размещения в электронном архиве. В этой связи должно происходить значительное уменьшение бумажного документооборота, однако практика свидетельствует об отсутствии такой тенденции. Документы, зарегистрированные в системе, как правило, распечатываются. А после исполнения вновь сканируются для ввода в систему. Основное предназначение СЭД «Дело» в данный момент – это ускоренный поиск нужных документов, несмотря на ее более обширные возможности.
Порядок оформления и хранения личных дел в организации подчинен строгой процедуре, регламентированной законодательством. Способ и принципы группировки дел зависят от вида документов, помещаемых в такие дела. Оформление дел зависит от сроков их хранения и может быть полным или частичным.
Перспективным направлением повышения эффективности деятельности организации является использование в документационном обеспечении управления возможностей и преимуществ электронного документооборота. Работа с документами в электронной форме позволяет однозначно идентифицировать каждый документ; сократить время движения документов и повысить оперативность их исполнения; исключить возможность дублирования документов; находить документ, обладая минимальной информацией о нем; контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчетов.
Список использованной литературы:
Баландина, В.С. Организация работы с входящими, исходящими и внутренними документами / В.С. Баландина // Экономика, социология и право . – 2016. – № 4-1 . – С. 121–125. Бобович, Н.М. Особенности защищенного документооборота в СЭД «Дело» / Н.М. Бобович, А.В. Хмарик // Теоретические и прикладные проблемы информационной безопасности : тез. докл. Междунар. науч.-практ. конф. (Минск, 21 июня 2012 г.) / М-во внутр. дел Респ. Беларусь, учреждение образования «Акад. М-ва внутр. дел Респ. Беларусь». – Минск : Акад. МВД, 2012. – С. 194–197. Ворошилова, И.А. Значение документооборота в управлении организацией / И.А. Ворошилова, В.А. Федосеева, А.М. Терехов // Синергия Наук . – 2016. – № 6 . – С. 126–131. Горобцова, Л.П. Документирование управленческой деятельности предприятий промышленности : учеб. Пособие // Л.П. Горобцова, И.С. Цыганков. – С.-Пб.: Санкт-Петербургский государственный экономический университет, 2016. – 126 с. Дикунова, М.С. Управленческий контроль: содержание и основные требования / М.С. Дикунова, С.А, Бровко, С.А. Дикунов // Социальные науки. – 2016. – Т. 1. – № 1-1. – С. 14–17. Кукар, Е.В. Документооборот: новая форма письма и уточнение порядка хранения документов / Е.В. Кукар // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс] / ООО "ЮрСпектр", Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. – Минск, 2020. Кукарина, Ю.М. Формирование и развитие понятия «электронный документ» в зарубежном и российском законодательстве / Ю.М. Кукарина. – М.: РГГУ, 2004. – 233 с. Мельничук, А.В. Информационно-справочной работы по документам: основы организации / А.В. Мельничук // Материалы Афанасьевских чтений . – 2012. – № 10 . – С. 192–197. Носевич, В.Л. Электронный документооборот: практические рекомендации / В.Л. Носевич // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс] / ООО "ЮрСпектр", Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. – Минск, 2020. Об утверждении Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях: постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19 // Эталон-Беларусь [Электронный ресурс] / Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. – Минск, 2020. Об утверждении Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников: постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 // Эталон-Беларусь [Электронный ресурс] / Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. – Минск, 2020. и др.
