ВВЕДЕНИЕ. 3
ГЛАВА 1. ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОАО «МЭТЗ ИМ. В.И.КОЗЛОВА» 7
1.1 Обработка входящих и исходящих документов на предприятии. 9
1.2 Обработка документов по основной деятельности предприятия. 13
1.2.1 Постановка на контроль поручений руководителя. 13
1.2.2 Сводная номенклатура дел в ОАО «МЭТЗ им. В.И.Козлова». 18
1.3 Оценка эффективности электронного документооборота. 20
ГЛАВА 2. ОСНОВНЫЕ НЕДОСТАТКИ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ.. 23
2.1 Основные проблемы бумажного документооборота на предприятии. 23
2.2 Электронный документооборот на предприятии: недостатки. 26
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОПТИМИЗАЦИИ РАБОТЫ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ НА ПРЕДПРИЯТИИ.. 32
3.1 Основные направления совершенствования документационного обеспечения управления в ОАО «МЭТЗ им. В.И.Козлова». 32
3.2 Ожидаемый эффект от внедрения предложений по совершенствованию ДОУ в ОАО «МЭТЗ им. В.И.Козлова». 38
ЗАКЛЮЧЕНИЕ. 42
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ.. 44
На сегодняшний день немаловажное значение придаётся механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников, занятых в управлении. Недостатки в постановке документооборота приводят к серьёзным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счёт более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.
Новизна работы состоит в том, что впервые осуществлен комплексный анализ документооборота предприятия, также проведён анализ документооборота в ОАО (далее — предприятие), основанный на изучении структуры предприятия, стадий подготовки документов, степени унифицированности их содержания и оформления. Сформулированы основные пути совершенствования современного документооборота.
Цель данной работы — проанализировав особенности документооборота в ОАО, выявить недостатки данной системы документооборота и выработать рекомендации для её оптимизации.
Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:
Определить особенности документооборота в ОАО и оценить эффективность; выявить недостатки существующей системы документооборота на предприятии; разработать рекомендации по улучшению документооборота в ОАО.
Источниковой базой курсовой работы являются нормативно-правовые акты, регламентирующие работу с документами в Республике Беларусь. Стоит отметить, что современная белорусская нормативно-правовая база, регламентирующая работу с документами, не до конца отражает мировые тенденции развития в области документоведения. Для раскрытия поставленных задач были рассмотрены и использованы СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации: требования к оформлению документов» [22], Закон Республики Беларусь №113-З от 28.12.2009 «Об электронном документе и электронно-цифровой подписи» [13], Закон Республики Беларусь №323-З от 25.11.2011 «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» [12], Закон Республики Беларусь №455-З от 10.11.2008 «Об информации, информатизации и защите информации» [6].
Второй группой источников является внутренняя документация предприятия. Особое внимание было также уделено инструкции о ведении делопроизводства, проекту сводной номенклатуры дел, положению об архиве [15], положению по технологии работы с бумажными и электронными документами с применением системы электронного документооборота в системе «Электронное дело» на предприятии. [17]
В работе также были использованы использовались научные публикации и учебные пособия, посвящённые общим вопросам функционирования документооборота на предприятии. Особенно хотелось бы выделить публикации известных документоведов М.В. Ларина [11] и М.П. Бобылевой [1], касающиеся применения методологии информационного менеджмента в управлении потоками документов, к которым я обратилась на начальном этапе исследования документооборота предприятия. Применение данной технологии управления они обосновали, проанализировав компоненты информационного менеджмента и корпоративного документационного обеспечения на примерах ведомств и организаций.
Список использованной литературы:
Бобылева, М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному / М. П. Бобышева. — Минск: Термика, 2010. — 5 с. Крюкова, В.С. Внедрение электронного документооборота в государственном управлении Республики Беларусь / В.С. Крюкова // Архiвы i справаводства. — 2013. — № 5 (89). — С. 35-42. Государственная программа информатизации Республики Беларусь на 2003-2005 гг. и на перспективу до 2010 года «Электронная Беларусь»: утверждена Постановлением Совета Министров Республики Беларусь 27.12.2002 № 1819. Гринберг, А.С. Документационное обеспечение управления: учебник для вузов / А.С.Гринберг // М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. — 4 с. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: СТБ 2059-2013. — Введ. 01.09.13. — Минск: Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, 2013. — 20 с. Об информации, информатизации и защите информации: Закон Респ. Беларусь от10 нояб. 2008 № 455-З: Принят Палатой представителей 9 окт. 2008 г. Одобрен Советом Республики 22 окт. 2008 г. Зарегистрирован в НРПА РБ 17 нояб.2008 г. N 2/1552.//Консультант Плюс: Беларусь [Электрон. ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. — Минск, 2014. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях: комментарий к Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утв. постановлением М-ва юстиции Респ. Беларусь 19.01.2009 № 4 / Андрей Сукач // Юрист ― Минск, 2009. ― № 6. ― С. 13―16. Инструкция о ведении делопроизводства в ОАО «Минский электротехнический завод имени В.И. Козлова» 12.02.2015 — Минск, 2015. — 94 с. Кузнецов, С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / С.Л. Кузнецов // — М.: Издательский дом МЭИ, 2010. — 7 с. Кузнецова, Т.В., Делопроизводство: организация и технологии документационного обеспечения управления: учебник для вузов / Т.В. Кузнецова // М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004. — 4 с. Ларина М.В. Журналу «Делопроизводство» — 15 лет / М.В. Ларина, А.Н. Соковой, Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. — 2012. — № 3. — 3 с. Методические указания по практическому применению государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» / Комитет по архивам и делопроизводству при Совете министров Республики Беларусь, Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (БелНИИДАД); [авторы-разработчики: Э.Н.Давыдова, Н.А.Капмоле, А.Е.Рыбаков]. — Минск : БелНИИДАД, 2005. — 67 с. Об архивном деле и делопроизводстве в Респ. Беларусь: Закон Респ. Беларусь, 25 нояб. 2011 г., № 323-З // Нац. реестр правовых актов Республики Беларусь. – 2011. – № 136. – 2/1875. Об электронном документе и электронно-цифровой подписи: Закон Респ. Беларусь, 28 дек. 2009 г., № 113-З // Консультант Плюс: Беларусь. Технология Проф [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр». — Минск, 2015. Положение об архиве ОАО «Минский электротехнический завод имени В.И. Козлова»: утверждено генеральным директором ОАО «Минский электротехнический завод имени В.И. Козлова» 17.02.2015. — Минск, 2015. — 48 с. Положение об отделе канцелярия ОАО «Минский электротехнический завод имени В.И. Козлова»: утверждено генеральным директором ОАО «Минский электротехнический завод имени В.И. Козлова» 12.03.2014. — Минск, 2014. — 6 с. Положение по технологии работы с бумажными и электронными документами с применением системы электронного документооборота в системе «Электронное дело» в ОАО «Минский электротехнический завод имени В.И. Козлова» 18.02.2014. — Минск, 2015. — 45 с. Рекомендации по совершенствованию и сокращению документооборота в учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь / Авт.-разраб. В.И. Адамушко и др. — Мн.: БелНИИДАД, 2004. — 32с. Рыбаков, А.Е. Документоведение: пособие для студентов учреждений высшего образования, обучающихся по специальностям: 1-23 01 13 «Историко-архивоведение», 1-26 02 04 «Документоведение (по направлениям)» / А. Е. Рыбаков, А. М. Назаренко; Белорусский государственный университет. — Минск: БГУ, 2013. — 266 с. Рыбаков, А. Е. Основы делопроизводства: учеб. / А. Е. Рыбаков. — Минск: РИПО, 2010. — 328 с. Система менеджмента качества «Порядок управления организационно-распорядительной документацией» СТП 51-2011: утверждено генеральным директором ОАО «Минский электротехнический завод имени В.И. Козлова» 19.01.2015. — Минск, 2015. — 84 с. Технология и автоматизация делопроизводства / под ред. В.В. Паневчика. – Минск: БГЭУ, 2012. — Ч.2. — 335 с. Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации: требования к оформлению док.: СТБ 6.38-2004: введ. 1 июля 2005 г. = Уніфікаваныя сістэмы дакументацыі Рэспублікі Беларусь. Сістэма арганізацыйна-распарадчай дакументацыі: патрабаванні да афармл. дак.: СТБ 6.38-2004 : Введ. 1 июля 2005 г. — Минск: Госстандарт: Белорус. гос. ин-т стандартизации и сертификации, 2005. – 42 с. Харитонова, О.Г. Зачем нужна система электронного документооборота? / О.Г. Харитонова, П.Н. Кочеткова // Современные технологии делопроизводства и документооборота.— 2011.— № 1.— 3 с.
