Содержание
1 Теоретическая часть. Тексты статей. 3
1.1 Рыбаков, А. Научно-практический комментарий к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях / А. Рыбаков // Архивы и делопроизводство. – № 4. – 2020. – С. 7–15. 3
1.2 Дернович, Е. «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» и «Отметка о поступлении»: оформляем реквизиты документов правильно /
Е. Дернович // Архивы и делопроизводство. – № 4. – 2020. – С. 16–21. 8
Список использованных источников. 14
Глава 8
Организация документооборота. Регистрация документов. Информационно-поисковые системы по документам организации
142.3. регистрация распорядительных документов и протоколов осуществляется по видам отдельно от других внутренних документов.
Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно.
Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства установлены разные сроки хранения, регистрируются отдельно.
Распорядительные документы определённой разновидности при их значительном объёме допускается регистрировать отдельно. Например, отдельно могут регистрироваться приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании, о предоставлении отпусков и др.;
Комментарий:
Частью первой подпункта 142.3 пункта 142 Инструкции установлено, что распорядительные документы и протоколы регистрируются отдельно от других внутренних документов. Кроме распорядительных документов и протоколов, к внутренним документам относятся также организационные (положения, инструкции и др.) и некоторые информационно-справочные (заявления, докладные записки и др.) документы.
Требование отдельной регистрации распорядительных документов и протоколов от других внутренних документов обусловлено спецификой формирования их в дела и систематизации в пределах дел: указанные документы формируются в дела по номинальному признаку (по названиям видов документов) и располагаются в делах в порядке возрастания номеров.
Часть первая подпункта 142.3 пункта 142 Инструкции определяет, что регистрация распорядительных документов осуществляется отдельно по видам. Вид документа – это классификационное понятие, употребляемое для обозначения документов одного названия.
В организациях могут издаваться следующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, указание, постановление, решение.
Следовательно, если в организации в соответствии с ее уставом (положением о ней), иными локальными правовыми актами издаются два и более вида распорядительных документов (например, приказы и распоряжения; решения и распоряжения), то эти виды документов должны регистрироваться отдельно друг от друга.
Согласно подпункту 139.1 пункта 139 Инструкции регистрация документов – это запись учетных данных о документе в регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения и отправки. На этом основании отдельная регистрация предполагает следующее:
- для регистрации распорядительного документа определённого вида должна вестись отдельная регистрационная форма [журнал, регистрационно-контрольные карточки (далее – РКК)], в которой будут регистрироваться исключительно документы данного вида;
- каждому виду распорядительного документа в пределах делопроизводственного года порядковые регистрационные номера должны присваиваться отдельно, начиная с номера «1».
Например, если в организации издаются приказы и распоряжения и применяется журнальная форма их регистрации, то первый приказ и первое распоряжение, изданные в организации в делопроизводственном году, должны быть зарегистрированы в отдельных журналах, и каждому из них должен быть присвоен регистрационный номер «1».
Список использованной литературы:
Рыбаков, А. Научно-практический комментарий к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях / А. Рыбаков // Архивы и делопроизводство. – № 4. – 2020. – С. 7–15. Дернович, Е. «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» и «Отметка о поступлении»: оформляем реквизиты документов правильно / Е. Дернович // Архивы и делопроизводство. – № 4. – 2020. – С. 16–21.
